¿Cuándo Excel no es suficiente?

Omnipresente y casi todopoderoso, Excel es la navaja suiza de las herramientas de negocios. Este programa tiene muchísimas aplicaciones y cuenta también con un sinnúmero de ventajas: es increíblemente flexible, poderoso, rápido para la mayoría de los usos, y es autónomo, sin necesidad de conectarse con otros sistemas para funcionar. Explotado en su máxima capacidad, es increíble lo que puede lograrse en él. Algunos fervorosos entusiastas han llegado incluso a programar juegos completos en esta plataforma(¿Siempre quisiste jugar Monopoly en Excel? Revisa los mejores juegos de Excel en esteartículo de Mashable).

Desventajas

Pero todo tiene su precio, y la flexibilidad de Excel conlleva también serias desventajas. Todas las empresas que apoyan sus operaciones en Excel se han encontrado con al menos uno o más de estos problemas:

• Errores en las planillas:
  las planillas nuevas funcionan correctamente, pero a medida que van pasando de manos, reciben actualizaciones y nuevas funcionalidades y personas que no son sus creadores originales las reciben sin entenderlas del todo, es muy probable que errores se introduzcan en las celdas. De hecho, hay estudios que avalan esto: Raymond Panko de la universidad de Hawai publicó el 2008 un metaanálisis que concluyó que el 88% de las planillas usadas por organizaciones contenían errores. ¹
• Escasa seguridad:
  con el uso de planillas en la nube, Excel se ha extendido aún más, pero esto también ha introducido nuevos problemas: ¿Quién tiene acceso a las planillas? Muchas veces basta tener el enlace y esto permite a cualquier intruso hacer todos los cambios que estime conveniente, o de robar información confidencial. Excel simplemente no tiene las funcionalidades adecuadas para dar permisos de manera granular a los usuarios según sus responsabilidades. Además, cambios conflictivos pueden causar que existan diversas versiones paralelas de la misma planilla ¿cuál tiene la verdad?
• Mala escalabilidad:
  una planilla no es lo mismo que una base de datos. Excel carece de muchas de las características que requiere un negocio al crecer: capacidad de cruzar grandes cantidades de información, capacidad de encontrar rápidamente data relevante, capacidad de asegurar la integridad de los datos. Además, una vez que las organizaciones crecen y las planillas tienen que pasar por muchas manos (como es común en los procesos de presupuesto), éstas se pueden convertir en un cuello de botella que entorpece el proceso completo.
• Difícil conexión con otras aplicaciones:
  muchas veces cuando la información procede de diversas fuentes, ésta debe ser descargada y traspasada a mano a planillas Excel, para luego ser procesada y exportada a otras aplicaciones. Esto produce actividades duplicadas y mayores posibilidades de error. Además, como los datos se introducen a mano, muchas veces no se usan los datos completamente actualizados.

¿Existe algo mejor? ¿Dónde estoy abusando del Excel?

Estos problemas de Excel son particularmente notorios en organizaciones que lo usan en los siguientes ámbitos:

• Como base de datos:
  genial para comenzar, pero cuando la cantidad de datos crece, se notarán todos los problemas descritos: errores, escasa seguridad, mala escalabilidad y pobre conexión con otros sistemas.
• Sistemas CRM:
  en este caso el principal problema es la productividad. Agentes de ventas pasarán la mayor parte de su tiempo llenando a mano planillas y serán menos productivos para hacer la tarea que genera valor: contactar clientes.
• Herramienta de presupuesto:
  planillas Excel pueden alargar enormemente los procesos, dado que un presupuesto normalmente requiere de etapas secuenciales donde una sola entidad tiene acceso a la planilla en un momento dado.
• Seguimiento del flujo de trabajo:
  Excel puede provocar que todo sea más lento e ineficiente. Por ejemplo, si un proceso requiere de la aprobación de un supervisor, la herramienta adecuada puede generar alertas de manera automática.

¿Cómo saber cuándo me es conveniente buscar otras opciones?

Con la cantidad de ofertas de todo tipo de software que existe actualmente, puede ser difícil saber cuándo es necesario dar el salto y usar herramientas más específicas. Hay muchos factores y trade-offs que influyen en la decisión, pero a continuación hay algunas preguntas que te ayudarán a considerar tu situación:

• ¿Tienes personal full-time cuya única tarea es el mantenimiento y proceso de planillas?
  Considera que existen tareas que es posible automatizar para liberar personal y asignarlo actividades que agreguen directamente valor a la empresa. Un desarrollo de software a la medida puede ser la solución para la automatización de tareas y así aumentar la productividad de tus procesos.
• ¿Un error de cálculo en alguna planilla puede tener consecuencias de muchos millones?
  En ese caso tener sistemas más robustos es una inversión que se puede pagar por sí misma en el mediano plazo. Un almacén de datos (data warehouse) puede centralizar todos los datos de tu compañía para así asegurar que las decisiones se están tomando con información correcta, completa y actualizada.
• ¿Mi personal de operaciones o ventas pasa gran parte de su tiempo ingresando y extrayendo información de planillas?
  Considera que cada minuto ahorrado en proceso de planillas es un minuto que se puede asignar a otras actividades. Integración de sistemas de software puede ser la solución para evitar tareas duplicadas o manuales. Además, a través de un desarrollo web puedes lograr que tu personal de ventas u operaciones pueda acceder a los sistemas desde cualquier lugar o dispositivo.
• ¿Has sufrido del robo de información, o sospechas de accesos indebidos a tus planillas?
  En algunos rubros es requerimiento legal que la información manejada esté debidamente resguardada. La seguridad informática es un tema cada vez más relevante y debe ser considerada en la toma de decisiones.

Conclusión

La transformación digital no solo implica que pasamos del papel a las planillas virtuales. La proliferación de planillas sin importar si es la herramienta adecuada puede costarles millones a las compañías. Es necesario considerar si tu empresa necesita saltar de Excel a un software específico, escalable y seguro.

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¹ http://panko.shidler.hawaii.edu/SSR/Mypapers/whatknow.htm

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